Tietoturva ja salassapito

Luotettava tulkkaus- ja käännöspalvelu

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste järjestelmämme ajanvaraus- viedotulkkaus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä: Hyvinkään tulkkipalvelu

Y-tunnus: 1803176-1

Osoite: Niittaajankatu 10 B 56, Helsinki

Sähköpostiosoite: info@hyvinkaantulkkipalvelu.fi

2. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Ayub Sori, info@hyvinkaantulkkipalvelu.fi, Niittaajankatu 10 B 56, 00810 Helsinki, 0503402994

Tietosuojavastaava (jos nimitetty)

Ayub Sori, info@hyvinkaantulkkipalvelu.fi, Niittaajankatu 10 B 56, 00810 Helsinki, 0503402994

3. REKISTERIN NIMI

Hyvinkään tulkkipalvelu Oy:n asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri.

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOLÄHTEET

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten ja videotulkkausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen.

Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla
siitä sähköpostitse osoitteeseen
info@hyvinkaantulkkipalvelu.fi.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, osoite (mahdollisesti), puhelinnumero (mahdollisesti), sukupuoli (mahdollisesti), syntymävuosi (mahdollisesti), syntymäaika tai henkilötunnus(jos laki edellyttää sitä hoitosuhteen perusteella), asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, viimeisin sisäänkirjautuminen (jos kirjautuminen ajanvaraukseen käytössä), tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN SÄÄNNÖNMUKAISESTI JA SIIRRETÄÄNKÖ TIETOJA EU:N
TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

7. TIETOJEN SÄILYTYS

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään kun laki sitä edellyttää. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit.

Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

8. TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEITA

Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen. Tiedon käsittelijä on Mirtalk Oy.

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Contabo GmbH Aschauer Straße 32a, 81549 Munich, Saksassa. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.

Mirtalk Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

9. TARKASTUS- JA KIELTO-OIKEUS

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.

Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan [x] kertaa vuodessa.

10. EVÄSTEET AJANVARAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÄJILLE

Käytämme sivuillamme ja Mirtalk ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli Mirtalk järjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. IP-TIEDOT

Rekisterinpitäjän käyttämässä Mirtalk järjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Mirtalk-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

12. LAINSÄÄDÄNTÖ

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.

Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.